За кожним успішним рейсом та вчасною доставкою вантажів стоїть чимала кількість документації. Правильне оформлення транспортних документів забезпечує безперебійний та законний рух ланцюга поставок у світі логістики. Незалежно від того, про які перевезення йде мова — регіональні чи міжнародні — точна та належним чином підготовлена ​​документація гарантує, що вантажі досягнуть місця призначення без зайвих затримок або дороговартісних помилок.

Які документи потрібні у логістиці?

Транспортна документація виконує функції юридичного контракту, надає докази права власності, супроводжують митне оформлення, характеризують вміст і стан вантажу. Від забезпечення відповідності нормативним вимогам до відстеження в режимі реального часу та прозої комунікації між відправниками, перевізниками та одержувачами — ці документи є основою ефективного управління ланцюгом поставок. 

Учасникам перевезень важливо не тільки розуміти функції документів, необхідних для організації рейсу, але й знати, без яких паперів не обійтися. 

В Україні найголовніший документ логіста — ТТН. Товарно-транспортна накладна супроводжує вантаж на всіх етапах перевезення. Зазвичай оформлюється на папері, але використовується і в електронному вигляді.

Додатково може оформлюватися заявка на рейс — підтвердження домовленостей між вантажовідправником і перевізником щодо умов перевезення. Хоча не є обов’язковою, багато компаній її використовують як юридичну підставу у разі суперечок.

Після завершення рейсу оформлюють акт виконаних робіт та рахунок — ці документи необхідні для фінального розрахунку.

Договір або одноразова заявка-договір (ОЗД) — формалізує умови співпраці, але використовується не завжди.

У ЄС все простіше: CMR (міжнародна товарно-транспортна накладна) — уніфікований документ для міжнародних автоперевезень. Визначає відповідальність сторін і може бути як паперовим, так і цифровим.

Чи можлива безпаперова логістика? 

Завдяки співпраці CONSOLID.AI  з системою EDIN, учасники нашої цифрової логістичної екосистеми користуються усіма перевагами електронного документообігу. 

• Підписання ТТН за лічені секунди через Дія.Підпис.

• Миттєвий обмін документами між усіма учасниками.

• Прозорість операцій — жодних загублених паперів чи невизначених домовленостей.

• Менше помилок — система автоматично перевіряє дані.

• Економія ресурсів на папері, друці та фізичному зберіганні.

• Платіжна дисципліна — документальні підтвердження домовленостей фіксуються автоматично.

Перехід на е-документи — це не просто тренд, а відчутна перевага. Особливо в умовах, коли швидкість і прозорість процесів критично важливі.

Що відбувається на практиці?

1. Після внесення всіх даних про рейс формується перший важливий документ — заявка на рейс — одразу в цифровому форматі. Коли перевізник приймає заявку чи виграє у тендері, автоматично створюється електронна ТТН. В ній міститься уся інформація про вантаж, маршрут, замовника та транспорт. Цей документ можна відправити контактній особі чи представникам відправника. 

2. Перевізник підписує ТТН через Дія.Підпис, отримавши відповідне сповіщення у своєму кабінеті. Він виконує рейс, а після завершення вантажовідправник підписом (електронним) підтверджує доставку.

3. Після підтвердження доставки формується платіжне зобов’язання, на а основі якого перевізник може виставляти рахунки. Щоб сформувати рахунок, достатньо обрати зі списку контрагентів платника та отримувача, вказати суму, терміни оплати та обрати платіжне зобов'язання, на основі якого створюється документ.  

Навіщо все це? Бо компанії, які вже впровадили електронний документообіг, звітують про:

• економію до кількох годин людської праці на кожен рейс.

• зменшення випадків втрати документів.

• прискорене погодження оплати — коли все зафіксовано в одному місці, питань менше.

Особливо важливо це для великих вантажовідправників із сотнями рейсів на місяць. Проте їм слід підготуватися до очевидних викликів, адже:

• не всі готові до повної діджиталізації з першого дня — потрібен час на навчання персоналу та роботу з природним спротивом;

• певна частина працівників логістики та водіїв не звикли працювати з додатками та електронними документами, 

Саме тому ми в CONSOLID.AI пропонуємо поступове впровадження змін. Ми не тільки зібрали усі необхідні в логістиці модулі в одне цифрове середовище, але й навчаємо, підтримуємо, допомагаємо пройти адаптацію тим, хто стає на шлях цифровізації. 

Якщо ви шукаєте спосіб впорядкувати документообіг у логістиці — почніть із CONSOLID.AI.